Werken volgens de bedoeling

Soms is de beste stap vooruit, teruggaan naar het begin. De pilot ‘De bedoeling op 10’ draait niet om een nieuwe aanpak, maar om de aanpak die er ligt tot in de puntjes uit te voeren. Terug naar de bedoeling dus. Met maximaal tien gezinnen per gezinsmanager. En dat heeft een verbluffend effect; op gezinsmanagers, op gezinnen en vooral: op de veiligheid van kinderen.

De pilot ‘De bedoeling op 10’ is een logisch gevolg van verschillende ontwikkelingen. Na de transitie bestond de doelgroep van Jeugdbescherming vooral uit gezinnen met complexe problematiek. Daarnaast werd er een nieuwe samenwerking met ketenpartners ingericht. Deze ontwikkelingen en de gevolgen hiervan, zorgden voor een oplopende werkdruk bij gezinsmanagers. Het resultaat: een hoger verloop en verzuim onder gezinsmanagers en een groeiend aantal wachtende gezinnen. Deze negatieve spiraal moest doorbroken worden.

Minder gezinnen, meer methodetrouw werken

Het idee ontstond om het aantal gezinnen per gezinsmanager te verlagen en zo meer tijd te creëren om methodetrouw te werken. Door in te zetten op minder gezinnen en meer focus, was de verwachting dat de werkdruk van gezinsmanagers zou dalen, er een betere doorstroom van gezinnen zou ontstaan en kinderen sneller en effectiever veiliggesteld werden. De aannames werden getest in twee pilotteams. Dit moesten stabiele teams zijn. De teams van teammanagers Joke Steetzel en Roos Lastdrager voldeden hieraan en werden, ook op enthousiasme, geselecteerd. Joke Steetzel werd aangesteld als projectleider. Joke en Roos vertellen over hun ervaringen met het werken volgens ‘De bedoeling’.

Druk met de juiste dingen

Het teruggaan van veertien naar tien gezinnen per gezinsmanager, had verschillende gevolgen. Roos: “Mensen ervaren meer rust om na te denken over de vervolgstappen die ze willen nemen met een gezin. Die ruimte maakt dat ze voor zichzelf een meer afgewogen besluit nemen en het gezin hierin beter mee kunnen nemen. Dit zorgt voor een grotere slagkracht. Hoewel de werkdruk in ons team niet lager ligt, zijn we nu druk met de juiste dingen. Dit geeft meer werkplezier.”

‘DE BEDOELING OP 10’

Wat:
Pilot waarbij het aantal gezinnen per gezinsmanager wordt teruggebracht van 14 naar 10. Er wordt meer tijd per gezin besteed, methodetrouw gewerkt en nauw samengewerkt met het lokale veld.
Deelnemers:
Team Nieuw-West B en Team Zuidoost C
Start:
1 april 2017
Doel:
Kinderen structureel sneller veilig op laten groeien.

DE RESULTATEN

De resultaten van de twee pilotteams zijn maande- lijks naast de resultaten van twee reguliere teams, controleteams, gelegd. Dit leverde de volgende uitkomsten ten gunste van de pilotteams op:
+ Een betere doorstroom, overdracht en afsluiting van gezinnen.
+ Meer nieuwe gezinnen in begeleiding en een hogere uitstroom van gezinnen.

Joke: “Mensen staan voor hun gevoel weer zelf aan het roer. We hebben een prachtige methodiek die door iedereen wordt omarmd. Maar als je het druk hebt en daardoor niet methodetrouw werkt, voel je je tekortschieten. Nu overheerst het gevoel dat we kwaliteit leveren aan alle gezinnen.”

“Mensen staan voor hun gevoel weer zelf aan het roer”

Elkaars talenten inzetten

Roos: “Teruggaan naar tien gezinnen per gezinsmanager, betekent fors minder gezinnen per team. Dit geeft overzicht, er is eigenlijk geen gezin dat we niet kennen van elkaar. Door intensiever samen te werken, leer je elkaar ook beter kennen en maak je sneller gebruik van elkaars talenten. Je draagt de verantwoordelijkheid voor de gezinnen samen.”

Met meer zicht op de gezinnen, valt stagnatie in de voortgang van een gezin sneller op. Joke: “Nu kijken we direct hoe we toch verder kunnen komen met het gezin. Je ziet dit ook in de resultaten van de pilot terug. Bij de controleteams stagneert de doorstroom en is de wachtlijst langer. Onze doorstroom- en uitstroomcijfers liggen hoger.”

Tijd maken voor het hóe

Opvallend is de toename van de hoeveelheid tijd die in het wekelijks overleg wordt vrijgemaakt voor supervisie -het reflecteren op het eigen handelen en de methodiek-. Roos: “Dit vind ik een heel positieve ontwikkeling. Hier zoek je samen de verdieping op. Tijdens de supervisie bedenk je namelijk niet wát je gaat doen maar hóe. Of je staat stil bij de impact van sommige besluiten. Ook simpele dingen, zoals ‘hoe maak ik een veiligheidsafspraak met iemand?’ worden gedeeld. Daarnaast hebben we tijdens de supervisie individuele patronen van mensen en het teampatroon vastgesteld. Dit om te kijken wat we als team graag behouden en waar nog mogelijkheden liggen zaken anders aan te pakken.”

Escaleren

De aanpak heeft niet alleen gevolgen voor de werkwijze van de gezinsmanagers, ook de rol van teammanager vraagt om een andere invulling. Roos: “Ik ben veel bezig geweest met het ophalen van kwesties. Dit zijn barrières waar je als team tegenaan loopt en die buiten het team opgelost moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan het direct kunnen inschakelen van een ketenpartner voor de benodigde hulp. Daarover ben je doorlopend in gesprek met je team, want: wanneer is iets een kwestie? Het escaleren van kwesties is een terugkerend onderdeel binnen je takenpakket.”“Daarnaast spreek je gezinsmanagers wekelijks over de status van gezinnen: Waar sta je met dit gezin? Waar ga je heen? Wat is de volgende stap?”, vult Joke aan. “Dat is iets wat je blijft begeleiden en bevragen.”

Samenwerking lokale teams

Een ander doel van de pilot was de verbetering van de samenwerking met de lokale teams.
Joke: “Goede banden met het lokale veld zijn essentieel. Omdat het makkelijker schakelt wanneer je elkaar in de ogen hebt gekeken, schoof er tijdens het overleg bij beide teams een professional uit het wijkteam aan. Dit hielp om elkaar beter te leren kennen en de overdracht van gezinnen soepel te laten verlopen.” Ook onze deelname aan vijfhoeken heeft bijgedragen aan het vormen van een regionaal netwerk.

Een wezenlijk verschil maken

Uitgangspunt van ‘De bedoeling op 10’ is uiteindelijk bijdragen aan de missie: ieder kind veilig. Roos: “Door op snelle en effectieve wijze veiligheidsplannen te maken en resultaat te boeken, maakten we in korte tijd een wezenlijk verschil voor een aantal nog zeer jonge kinderen. Dat gaf mij het gevoel dat we echt weer kunnen doen wat we moeten doen.”

Implementatie 2018
‘De bedoeling op 10’ is zo succesvol verlopen dat de nieuwe werkwijze in 2018 (organisatiebreed) verder wordt uitgerold. Implementatie vindt stapsgewijs plaats.