Het jaar 2017 vertaald in verloop en verzuim

Roerige tijden vertalen zich vaak in hogere verzuim- en verloopcijfers. Aan de cijfers van 2017 te zien, zou dat betekenen dat er rustigere tijden zijn aangebroken voor Jeugdbescherming Regio Amsterdam. Adviseur p&o Vicky Loeber vertelt hoe verzuim en verloop in 2017 zijn teruggebracht en wat daaraan vooraf is gegaan.

Na een pittig 2016, staat 2017 voor Jeugdbescherming in het teken van meer stabiliteit. Ook wat betreft de bezettingsgraad van medewerkers. De verschillende initiatieven die daaraan hebben bijgedragen, zijn ontstaan naar aanleiding van de ontwikkelingen in 2016.

Hoog verloop en verzuim in 2016

2016 kent een verloop van 20,7% en 6,1% ziekteverzuim. Die percentages, in combinatie met de tijd die het kost om nieuwe gezinsmanagers aan te trekken en in te werken, zorgen voor oplopende wachttijden in de begeleiding van gezinnen.

Verloop 2017
Gemiddeld verloop: 15,8%
Totaal aantal GM’s*290
Vertrokken GM’s46
*GM = gezinsmanager
Verzuim 2017
Gemiddeld verzuim: 5,03%
Langdurig verzuim: 3,43%
Middellang verzuim: 0,94%
Kort verzuim: 0,65%
Meldingsfrequentie: 0,93
Verzuimduur p.p.74 dagen

Vicky: “Het lukte ons niet meer ons streven waar te maken: binnen 72 uur een gezinsmanager ‘op de bank’ bij het gezin. De oplopende werkdruk en de zwaarte van de problematiek in de gezinnen maakten dat gezinsmanagers meer ad hoc en minder volgens onze methode werkten, waardoor de werkdruk opliep en de doorstroom van gezinnen verder stagneerde. We wilden weten waar we het beste op konden sturen om de verzuim- en verlooppercentages naar beneden te krijgen, de doorstroom van gezinnen te verbeteren en meer stabiliteit en vitaliteit in de teams te krijgen.”

Onderzoek verloopintentie

In 2017 volgt een onderzoek naar factoren die het vertrek van gezinsmanagers beïnvloeden. Hierin wordt een relatie vastgesteld tussen het aantal dienstjaren van medewerkers, hun functie en de verloopintentie. Vooral onder gezinsmanagers die vijf tot tien jaar in dienst zijn, lijkt de verloopintentie hoger te liggen.

LAGE INTENTIE, HOOG VERLOOP

Opvallend: ondanks een lage verloopintentie in die categorie blijkt het aantal trainees dat stopt juist hoog. Een ongewenste ontwikkeling volgens Vicky. “Om de continuïteit naar de gezinnen en stabiliteit in de teams te bewaren, is het belangrijk dat een medewerker minimaal drie jaar in dienst blijft.
We realiseerden ons dat we nog meer aandacht moeten hebben voor de juiste begeleiding van mensen. Inmiddels is ons inwerktraject daarop aangepast.”

Verder worden doorgroeimogelijkheden naar andere functies gewaardeerd, maar is er ook behoefte aan ontwikkeling binnen de eigen functie. En al tonen gezinsmanagers zich tevreden over de inhoud van de functie, de werkdruk in relatie tot het aantal te begeleiden gezinnen wordt als te hoog ervaren.

Aanbevelingen en vervolgstappen

Het onderzoek levert verschillende aanbevelingen op waaronder: het monitoren van vertrekredenen, het voeren van ontwikkelgesprekken, het verlagen van het aantal gezinnen per gezinsmanager en het organiseren van teamdagen.Vicky: “Deze uitkomsten en aanbevelingen, in combinatie met het EY onderzoek namens de gemeente Amsterdam, stimuleerden ons om verder te gaan op de reeds ingeslagen weg”.

Monitoren van vertrekredenen

Wanneer een medewerker van Jeugdbescherming vertrekt, volgt er nu altijd een exitgesprek. Analyse van deze gesprekken levert waardevolle informatie op, zeker gezien de ontwikkelingen in een steeds krapper wordende arbeidsmarkt. Vicky: “We hebben de afgelopen jaren bijvoorbeeld meer academici aangenomen. Met het aantrekken van de arbeidsmarkt, worden zij sneller benaderd voor een functie binnen hun eigenlijke vakgebied. De rol van behandelaar krijgt dan veelal de voorkeur boven die van regievoerder.”

Ontwikkelgesprekken en talentmanagement

Het project ‘Talentmanagement’, dat in 2016 is opgestart, haakt in op de behoefte van medewerkers aan een betere aansluiting van talenten bij wensen, ambities en doorgroeimogelijkheden.

TRANSFORMATIE JEUGDBESCHERMING

Voorafgaand aan de landelijke transitie, zet Jeugdbescherming in 2012 een eigen transitie in. Het gezinsgericht werken wordt geïntroduceerd met daarbij de nieuwe functie van gezinsmanager. Het nieuwe werken, in combinatie met het samen- brengen van alle teams vanuit verschillende locaties naar één centrale vestiging, maakt dat mensen letterlijk van de ene op de andere dag in een nieuwe functie, op een nieuwe werkplek terechtkomen. Vaak ook in een nieuw team. Mensen moeten in de periode daarna voor zichzelf ontdekken of de nieuwe werkwijze bij hen past. Deze ontwikkeling is van invloed op het verloop in de jaren daarna.

TRANSITIE JEUGDSTELSEL

De transitie in 2015 brengt voor Jeugdbescherming andere nieuwe uitdagingen met zich mee. Veilig Thuis (voormalig AMK) wordt overgedragen en Jeugdbescherming krijgt, net als alle gecertificeerde instellingen, te maken met gemeentelijke aanbeste- dingstrajecten. Ook is nog onduidelijk of en waar de nieuwe functies binnen de jeugdzorg gaan komen. Ondertussen worden er lokale wijkteams opgezet, die een deel van de gezinnen overnemen. Alleen de meest complexe gezinnen komen nog bij Jeugdbescherming terecht. Het betekent een forse verzwaring van het werk van gezinsmanagers.
Als gevolg hiervan verlaten meer gezinsmanagers dan verwacht de organisatie. Tegelijkertijd neemt
bij alle jeugdzorginstellingen de vraag naar gekwalificeerd personeel toe en wordt het vinden van nieuwe gezinsmanagers lastiger.

Vicky:  “In het project Talentmanagement hebben we, met de introductie van ‘Talent gezocht’, het opzetten van kweekvijvers "begeleiding voor startende teammanagers en senior gezinsmanagers", en het beter positioneren van de functie van senior gezinsmanager, de (door)groeimogelijkheden versterkt.

Teamgesprekken

Een laatste aanbeveling uit het onderzoek betreft het houden van aandacht voor de samenwerking en steun die gezinsmanagers ervaren vanuit hun team. “Met talentmanagement borduren we voort op de persoonlijke talentanalyses en gaan we teamgesprekken volgens een bepaalde cyclus organiseren. Tijdens die teamgesprekken gaat het juist over de steun vanuit je team en de invulling van de verschillende rollen binnen het team om het resultaat voor ‘Ieder kind veilig’ te kunnen realiseren”, aldus Vicky.

Verzuim

De daling van het verzuim was in 2016 al ingezet. In dat jaar is de samenwerking met Mensely gezocht. Deze samenwerking houdt in dat een bedrijfsarts en een verzuimadviseur teammanagers actief ondersteunen bij het begeleiden van zieke medewerkers. Deze samenwerking, in combinatie met andere acties zoals de preventief ingezette mental check up gesprekken, heeft gezorgd voor een daling naar 5%. De feitelijke verloopcijfers in de categorie medewerkers die tussen de vijf en tien jaar in dienst zijn, laten zien dat onze extra inspanningen op het gebied van talentmanagement effect hebben.”

De bedoeling op 10

De aanbeveling om het aantal gezinnen per gezinsmanager te verlagen en zo een stuk werkdruk weg te nemen, is in 2017 al opgepakt met ‘De bedoeling op 10’. Vicky: “In deze succesvolle pilot is het aantal gezinnen per gezinsmanager teruggebracht van veertien naar tien. ‘De bedoeling op 10’ zorgt voor perspectief, mensen zien dat er iets gedaan wordt aan de werkdruk. Ook dat is van invloed op het verzuim en verloop.”

“Mensen zien dat er iets gedaan wordt aan de werkdruk. Ook dat is van invloed op het verzuim en verloop.”

Behoefte aan vers bloed blijft

Wat betreft het verloop is het streven voor 2018 om mensen nog langer te behouden voor de organisatie. Vicky: “Een bepaalde mate van verloop kun je niet voorkomen, en er moet tenslotte ook ‘vers bloed’ de organisatie in blijven stromen. Het is een kwestie van de juiste balans voor de continuïteit. Het stimuleren van de doorgroei van gezinsmanagers naar de functie van senior gezinsmanager, draagt daar ook aan bij.

Wat zeggen de cijfers vooral

Wat Vicky betreft bevestigen de verloop- en verzuimcijfers van 2017 vooral dit: “Wanneer mensen worden aangesproken op hun talenten, zichzelf kunnen ontwikkelen en de tijd en ruimte krijgen om te werken volgens onze bedoeling, voelen ze zich vitaler en kunnen ze blijven doen waar hun hart ligt: effectief bijdragen aan de veiligheid van kinderen.”