Helemaal digitaal

Bijna vijfhonderd nieuwe laptops moeten het werken bij Jeugdbescherming beter, sneller en veiliger maken. Daar is een heel proces aan vooraf gegaan. Want uiteindelijk moeten apparaten volgens Joris Foekema, teammanager IT Facilities en verantwoordelijk voor de inkoop, vooral bijdragen aan écht contact.

In de zomer van 2016 kwam het onderwerp ‘laptops’ voor het eerst op de agenda. De oude laptops waren aan vervanging toe en de voorraad raakte op. Tijd voor vernieuwing. Joris: “We nodigden een aantal leveranciers en fabrikanten uit om ons te vertellen over de laatste trends en ontwikkelingen op het gebied van laptops. Zo is beveiliging een belangrijk onderwerp, maar ook gebruikersgemak. Vervolgens keken we met een aantal mensen uit de organisatie naar wat zij aan verspilling ervaren in hun werk en hoe een laptop kan bijdragen aan het terugbrengen hiervan. Op basis daarvan formuleerden we een aantal uitgangspunten en testten we apparaten. Ook schreven we een formele aanbesteding uit.”

483

nieuwe HP laptops hebben de oude laptops vervangen

1

week, dat is de tijd waarin bijna

90%

van alle medewerkers hun nieuwe laptop kregen welke samen met hen startklaar werd gemaakt

1%

was het percentage laptops met een defect
Joris: “De overgang naar de nieuwe laptops verliep heel soepel. Ik ben ontzettend trots op mijn team en de manier waarop zij ervoor hebben gezorgd dat iedereen binnen een kwartier weer toegang tot zijn of haar werkplek had.”

“Printen kost papier, tijd en geld en vormt een veiligheidsrisico.”

Makkelijker, veiliger en duurzamer werken

Belangrijke uitgangspunten waren: de laptop moet een toegevoegde waarde bieden in de gesprekken bij gezinnen thuis, en gezinsmanagers moeten altijd en overal toegang hebben tot hun digitale werkplek. Daarnaast moest de laptop het printgedrag van mensen veranderen. Joris: “Printen kost papier, tijd en geld en vormt een veiligheidsrisico. Gegevens op papier scherm je moeilijker af dan digitale informatie.”
Als beste getest
Gelukkig viel de laptop die als nummer één uit de eigen gebruikerstest kwam, binnen de begrotingskaders. “Vervolgens hebben we gekozen voor de leverancier met het beste overgangsplan naar de nieuwe devices, goede zorg en garantie achteraf én met het beste verhaal op het gebied van duurzaamheid en social return.”

Parallel aan dit traject kreeg de werkomgeving een update, waardoor deze de (toekomstige) mogelijkheden van de laptops ondersteunt.

Voordelen nieuwe laptop

De nieuwe laptop, ondersteunt de gesprekken bij de gezinnen op verschillende manieren. Zo is het lichtgewicht device makkelijk mee te nemen naar gesprekken. En heeft de laptop een 4G verbinding die gezinsmanagers overal toegang geeft tot hun werkplek. Joris: “Nu moesten gezinsmanagers bij gezinnen wel eens vragen om toegang tot wifi, dat is natuurlijk raar als je op het punt staat een moeilijk gesprek met elkaar te voeren.”
Tenslotte kan het scherm van de laptop ook als tablet worden gebruikt. Zo staat de laptop niet letterlijk tussen mensen in. Joris: “Het maakt een wezenlijk verschil of de laptop rechtop staat of dat je een device hebt waarvan je het scherm plat op de tafel kunt leggen. In dat geval kijk je er samen naar.”

Een ander voordeel van de tabletfunctie is dat mensen er stukken op kunnen lezen. Met het bijbehorende pennetje kunnen op het scherm aantekeningen worden gemaakt.

Joris: “Mensen nemen naar hun gesprekken bij gezinnen graag informatie op papier mee. Om collega’s te helpen bij de overgang naar het digitaal werken, gaan we het online bewerken van informatie nog makkelijker maken. Daar ligt al een plan voor klaar, maar dat moet wachten tot na de implementatie van WIJZ. Na het live gaan van dit online cliëntendossier in 2018, komt de laptop nog beter tot zijn recht.”

Minder papieren, meer tijd voor gezinnen

De digitalisering hoopt Joris uiteindelijk terug te zien in het wekelijks casuïstiek overleg. In dat overleg bespreekt een team de voortgang van gezinnen aan de hand van hun gezinsplan. Ter voorbereiding op dit overleg worden gezinsplannen nu nog vaak geprint om deze, voorzien van opmerkingen, aan het eind van het overleg aan de gezinsmanager van het betreffende gezin te geven. Deze verwerkt vervolgens alle feedback. Joris: “Je kunt je voorstellen dat er, met de bestaande werkdruk, veel feedback verloren gaat. En de tijd die het overtypen van aantekeningen kost, besteden we liever aan het bezoeken van gezinnen.”

De pull-strategie

Op termijn wil Jeugdbescherming een digitale omgeving hebben staan waarin medewerkers voorafgaand aan het casuïstiek overleg eenvoudig een gezinsplan kunnen uploaden. Joris: “Dan verwerken alle teamleden feedback centraal en kan deze daarna rechtstreeks in het systeem worden gezet. Zo’n mogelijkheid levert tijdswinst op, verlaagt het risico op het lekken van vertrouwelijke gegevens en zorgt voor minder papierverbruik. Zover zijn we nu nog niet, maar de nieuwe laptops zijn hier wel alvast op uitgekozen.”

“De essentie van ons werk ligt juist in contact maken.”

Toch is het opleggen van honderd procent digitaal werken volgens Joris niet de oplossing. “Wij proberen middelen te verschaffen die mensen helpen slimmer te werken en tegelijkertijd persoonlijke gegevens veilig stellen. Zodat mensen uit zichzelf zeggen ‘zo wil ik werken’.”

Het draait om echt contact

Joris is zelf de eerste om te benoemen dat er ook een keerzijde zit aan ‘allemaal digitaal’.
“Het risico van al die mooie spullen is dat we alleen via apparaten met elkaar praten. Laptops en telefoons zijn handig, maar helpen ons niet als het gaat om vitaal blijven of het voeren van een goed gesprek. De essentie van ons werk ligt juist in contact maken met mensen en een probleem op een goede manier bespreekbaar maken. Zolang we persoonlijk contact ook in onze IT als uitgangspunt houden, blijven we bij onze kern: kinderen veilig stellen.”